Teollisuusliitto rakentaa palvelevaa jäsenrekisteriä tiivissä yhteistyössä YAP:n kanssa

Teollisuusliitto on suuri järjestö, jäsenmaksuperinnän piirissä on yli 220 000 jäsentä. Liiton aiemmin käyttämän jäsenhallinnanjärjestelmän ylläpito lopetettiin ja liiton oli etsittävä uusi toimittaja. Teollisuusliitolla oli muutamia vaihtoehtoja, josta he valitsivat YAP Solutionsin.

Käyttöönotto sujui hienosti projektin laajuudesta huolimatta

Tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään tiedettiin olevan laaja projekti rekisterin koon vuoksi. Teollisuusliiton jäsenrekisterivastaava Kirsi Jääskeläine kertoo, että "Loppupeleissä käyttöönotto sujui vaivattomasti hirveän suuresta rekisteristä huolimatta." Ensin YAP:n kanssa luotiin projektisuunnitelma, jonka jälkeen käyttöönottoa valmisteltiin testiryhmien kanssa ja pitämällä koulutuksia.

Itse käyttöönoton aikana liitolla oli omat yhteyshenkilöt, jotka olivat jatkuvasti yhteydessä YAP:n ammattilaisiin. Yhteyshenkilöt keräsivät listaa korjauspyynnöistä, jos jotakin korjattavaa ilmeni ja YAP hoiti asian kuntoon ripeästi. “Nyt, kun käyttöönotosta on jo aikaa, on yhteydenpito edelleen tiivistä, mutta korjauspyynnöt ovat muuttuneet kehitysehdotuksiksi, jotka YAP ottaa edelleen hyvin vastaan”, kertoo Jääskeläinen.

Järjestelmää käytetään ja kehitetään lämpimässä yhteistyössä

Jääskeläisen mukaan YAP:n vahvuus on siinä, että tiimi reagoi aina nopeasti ja ottaa heidän tarpeensa oikeasti huomioon. Hänen mukaansa järjestelmä onkin uudistuskykyinen ja kehittyvä. “Yhteydenpito on todella toimivaa: me pystymme antamaan käyttäjänäkökulmasta palautetta ja ideoita, ja vastavuoroisesti saamme tarvittaessa aina nopeasti apua”, kertoo Jääskeläinen.

Erityisen mukavaa lähes päivittäisestä yhteydenpidosta tekee Jääskeläisen mukaan se, että YAP:lla Teollisuusliiton asioista on vastannut aina sama tiimi ja samat henkilöt: “Palvelu on ystävällistä ja meillä on hyvä, lämmin yhteistyö. On kiva, kun YAP:lla on aina samat ihmiset, jotka tekevät töitä meidän kanssa. He tuntevat meidät ja meidän toimintamme. Tämä on minusta hyvää palvelua.”

Kohti palvelevampaa jäsenrekisteriä

Järjestelmällä tehdään vakioajot aikataulun mukaisesti – ajot kulkevat automaattisesti niin viikko- kuin kuukausitasolla. Teollisuusliiton vaihdettua jäsenhallintajärjestelmää eivät käyttökulut ole nousseet aiemmasta, mihin liitto ja jäsenrekisterivastaava ovat olleet tyytyväisiä. Liitto tekee YAP:n kanssa lisäksi myös erilaisia projekteja, joista sovitaan erikseen.

Jäsenrekisteriä kehitetään jatkuvasti niin, että se palvelee kaikkia käyttäjiä erinomaisesti. “Hyvässä hengessä tehdään yhdessä palvelevampaa jäsenrekisteriä. Otetaan huomioon niin kentän väki kuin ammattiosastotkin”, kertoo Jääskeläinen.