Urakointijärjestelmä

Nykytilan kartoitus toimii järkevän ostopäätöksen tukena

Monilla urakointiyrityksillä tiedot projekteista, laskutuksesta tai vaikkapa työntekijöiden lomista ovat edelleen hajanaisesti paperilla ja erilaisissa tiedostoissa. Aikaa valuu hukkaan tiedon etsintään ja laskutus laahaa, kun oleelliset tiedot urakoista eivät siirry järjestelmään ajantasaisesti ja tarkasti. Urakointi- ja rakennusalankin yrityksen kannattaa hyödyntää teknologian tuoma helppous, mutta monia muutokset tai käyttöönottoprosessit epäilyttävät. Kuinka urakointijärjestelmän ostamista kannattaisi alkaa pohjustaa, ja millaisia helppoja vaihtoehtoja hankintaan on olemassa?

Huomioi muutosvalmius

Toisinaan haasteeksi urakointijärjestelmän käyttöönotolle saattaa nousta kiireinen ajankohta yrityksen toiminnassa. Joskus taas haasteita voi asettaa henkilöstön haluttomuus tehdä muutoksia totuttuihin toimintatapoihin. Urakointijärjestelmän käyttöönotto voidaan kuitenkin toteuttaa myös hyvin kevyesti, jolloin uusi järjestelmä ei sotke työrutiineja. Kevyt käyttöönotto voidaan tehdä koska tahansa, ja se on valmis jopa muutamassa viikossa.

Käyttöönoton kannalta on kuitenkin tärkeää, että koko organisaatio aina sen johdosta lähtien on sitoutunut projektin toteutukseen. Siksi on oleellista, että henkilöstö saadaan ymmärtämään, mitä hyötyä uudesta järjestelmästä on sekä yritykselle laajemmin, että heidän omassa päivittäisessä työssään.

Kun käyttöönottoprosessi ei pääse venymään, on toisaalta projektiin sitoutuminen helpompaa. Lisäksi nopean käyttöönoton jälkeen uusi järjestelmä on myös heti valmis käyttöön.

Tuotteistettu ratkaisu helpottaa resursointia

Urakointijärjestelmän hankintaan liittyvä pohdinta pyörii usein asennemuutoksen ja kustannuksien ympärillä. Uusi järjestelmä on investointi tulevaisuuden tekemiseen, joten on luonnollista, että hankinta herättää kysymyksiä. Vaikealta tuntuvaa päätöstä helpottaa selkeä juoksutus käyttöönotolle, sekä toteutukselle annettu aikataulutakuu.

Selkeän aikataulun lisäksi tuotteistetun ratkaisun hyviin puoliin kuuluu esimerkiksi kiinteä käyttöönottohinta. Uuden järjestelmän tarkoitus ei ole hankaloittaa perustekemistä, vaan tarjota uusi työkalu kirjaamiseen ja seurantaan. Miksi siis tehdä käyttöönotostakaan turhan suurta numeroa tai kustannuserää?

Järjestelmätoimittajia vertaillessa ja tarjouspyyntöjä lähettäessä kannattaa siis varmistaa, että järjestelmän hankinta onnistuu tuotteistettuna ratkaisuna. Kokenut järjestelmätoimittaja auttaa yritystäsi myös kartoittamaan takaisinmaksuaikaa, jonka arvioiminen saattaa toisinaan tuntua haastavalta. Voit kysyä esimerkiksi:

  • Miten käyttöönottovaihe toteutetaan ja kenen toimesta?
  • Kuinka paljon käyttöönotto tulee vaatimaan yrityksen omia resursseja?
  • Kuinka paljon henkilöstölle tulee varata koulutuspäiviä?

 

Sitouta avainhenkilöt

Jo hankintavaiheessa tulee pohtia, mitä ja ketä varten järjestelmä hankitaan. Näiden henkilöiden näkemys tulee ottaa mukaan jo hankintavaiheessa, jotta urakointijärjestelmä saadaan aidosti helpottamaan arkea. Urakointijärjestelmää ostaessa voidaan hyödyntää myös avainhenkilöitä, jotka toimivat henkilöstölle eräänlaisina ”asenne-esimerkkeinä”.  

Avainhenkilö ymmärtää, mitä kaikkea järjestelmä voi mahdollistaa, ja kuinka siitä saadaan kaikki mahdollinen teho ja hyöty irti. Hän on myös innostunut ja motivoitunut tarttumaan myös uusiin kehityskohteisiin. Vaikka urakointijärjestelmässä tehdään samoja asioita kuin erillisillä järjestelmillä, Excel-taulukoilla tai paperidokumenteilla, vaatii uusi toimintatapa aluksi hieman totuttelua.

 Etenkin tässä vaiheessa työntekijöiden tulee todella kokea, että uudesta järjestelmästä on heille hyötyä. Tässä kohtaa avainhenkilöiden rooli on korvaamaton.

Mitä muuta ostajan on hyvä tietää?

Haluatko lisää vinkkejä ostopäätöksen tueksi? Käy lataamassa maksutonUrakointijärjestelmän ostajan oppaamme. Vinkit sopivat kaikille rakennus- ja urakointialan yrityksille, jotka harkitsevat toiminnan tehostamista ja tavoittelevat kustannussäästöjä.

 

Ville Feirikki osaa ja haluaa auttaa sinua tehostamaan toimintaasi. Kysy lisää urakointijärjestelmän valinnasta ja käyttöönotosta!