Urakointi toiminnanohjaus

Kattava tilannekuva helposti ja nopeasti - 4+1 tapaa aloittaa tiedolla johtaminen

Monissa urakointiyrityksissä kamppaillaan tietohallinnon kanssa. Kattavan tilannekuvan tai reaaliaikaisen tiedon saaminen on hankalaa, jos tiedot eri urakoista tai projekteista ovat hajautettuna erinäisiin tiedostoihin, kansioihin tai Exceleihin. Tehokkaan ja yhtenäistetyn tiedonhallinnan kautta voitaisiin paremmin hallita sekä arkipäiväistä toimintaa, että ennakoida esimerkiksi urakoiden viivästymistä. Selkeämpi tiedonhallinta johtaa tietoon perustuvaan johtamiseen, eikä edellytä urakointiyritykseltä suuria muutoksia toimintatapoihin. Lue tästä artikkelista, millaisten tietojen keräämisellä tiedolla johtaminen aloitetaan helposti ja häiritsemättä yrityksen nykyistä toimintaa!

Tiedolla johtamisen mittaristo

On urakointiyrityksen johdon oman harkinnan varassa, millaisella juoksutuksella tietoa halutaan kerätä ja analysoida, mutta voi olla hyvä ajatus hajauttaa tiedon seurantaa. Esimerkiksi kerran vuodessa voidaan toteuttaa laajempi strategiatarkastus, jossa katsastetaan isompi kuva yrityksen toiminnoista. Kerran kvartaaleittain paikallaan voi olla suppeampi, esimerkiksi muutamaan tärkeimpään osa-alueeseen keskittyvä katsaus. Kuukausittain halutaan tyypillisesti seurata liiketoiminnan etenemistä. Viikoittain voi seurata kaikkein kriittisimpiä, nopeaa reagointia vaativia toimintoja – tyypillisesti esimerkiksi projektien kateseurantaa ja myynnin edistymistä.

On tärkeää, että mitataan juuri niitä toimintoja ja tapahtumia, jotka koetaan kriittiseksi liiketoiminnallisesti. Kun tätä mittaamista ja seuraamista tehdään pitkäjänteisesti, syntyy tiedolla johtamisen mittaristo. Urakointiyrityksessä kriittisiä prosesseja ovat usein talous, aikaresurssit, projektien edistyminen ja katteet, sekä myynti.

1. Talous

Talous koetaan usein yrityksessä kriittiseksi seurattavaksi. Talouslukujen, liikevaihdon, sisäisen ja ulkoisen kassavirran tiedot muodostavat talouden mittariston. Mittariston tietojen avulla voidaan nähdä, mitä suunnittelematonta tai yllätyksellistä tässä osa-alueessa on. Jos liiketoimintaa halutaan kasvattaa, riskien ymmärrys eli tilaus- ja toimituskannan suhteutuminen toisiinsa ovat oleellisia tietoja.

2. Aikaresurssit

Yksi seurattava osa-alue voi olla aikaresurssi. Millaisiin toimintoihin työaikaa kuluu yrityksessä eniten, mitkä työvaiheet yksittäisessä projektissa vaikuttaisivat työllistävän eniten? Kun työt luokitellaan tiettyihin säännöllisesti seurattaviin kategorioihin, saadaan tietoa aikataulun pullonkauloista.

3. Projektien reaaliaikainen edistymis- ja kateseuranta

Projektien onnistuminen on urakointiyrityksen toiminnassa liiketoimintakriittisintä. Projektien etenemisen seuraamisella voidaan selvittää myös varastojen ajankohtainen tilanne. Miltä materiaalien tilanne näyttää suhteutettuna käynnissä oleviin urakoihin? Täytyykö tilauksia tehdä heti vai onko jotain materiaalia jopa ylimitoitetusti? Projektien reaaliaikainen edistymis- ja kateseuranta ennakoi viivästykset ja auttaa esimerkiksi suhteuttamaan henkilöstöresurssit projektien edistymiseen.

4. Myynti

Millainen tehokkuus myyntiprosessissa on, mitä kautta liidit ja kaupat tulevat? Myyntiprosessin määrittäminen voi tuoda myynnille arvokasta ja uutta tietoa, mutta tyypillisesti siihen liittyvät kehitysprosessit jäävät muiden hankkeiden alle.

+ Palvelutason mittarit

Tiedolla johtaen voidaan saada myös liiketoiminnallista hyötyä asiakastyytyväisyyden kasvamisen myötä. Jos urakointiyrityksen tarjottaviin palveluihin kuuluvat esimerkiksi huoltokeikat tai muut asiakaskäynnit, miten näiden palvelutasoa mitataan? Entä millainen palvelutaso asiakkaalle luvataan? Jos asiakas soittaa, että lamppu on rikki, kuinka nopeasti paikalle päästään? Miten tätä nopeutta mitataan? Ollaanko palvelutasossa pysytty, onko tarpeeksi tekijöitä?

Haluatko aloittaa helposti ja nopeasti?

Julkaisimme juuri Urakointiyrityksen tehokas tiedonhallinta -oppaan, jossa kerromme, mitä kaikkea tiedolla johtamiseen kuuluu ja kuinka toimintaa ohjaava urakointijärjestelmä toimii tukena tiedolla johtamisessa. Lisäksi kerromme, miksi juuri urakointiyrityksen kannattaa kiinnostua käsitteestä ja annamme ohjeita urakointiyrityksen tiedolla johtamisen mittareiden arviointiin. Opas on suunnattu kaikille toiminnan tehostamisesta ja liiketoiminnan kehittämisestä kiinnostuneille, joita raskas ERP-hankinta mietityttää. 

LATAA MAKSUTON OPAS!

Ville Feirikki osaa ja haluaa auttaa sinua toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa.