yap blogi.jpg

Katse tavoitteisiin ja tarpeisiin – näin pääset alkuun ERP-prosessin aikataulutuksessa

Tyypillisesti ERP-järjestelmien vertailu aloitetaan katsomalla hintaa ja ominaisuuksia - usein samalla kilpailutetaan jopa kymmeniä eri järjestelmätoimittajia. Hieman yllättäen järkevämpi tapa käynnistää hankintaprosessi olisi kuitenkin katsoa yrityksen sisälle, ei sen ulkopuolelle. Mitä selvempi käsitys yrityksellä itsellään on sen omien prosessien nykytilasta, sitä varmemmin löytyy myös kohdennetusti tarpeisiin sopiva ERP-järjestelmä. Järjestelmän valinta tulee siis aina tehdä pitäen mielessä, kuinka hyvin se palvelee juuri haluttuja tarpeita ja tavoitteita. Tavoitteita ja kipupisteitä määritellessä on keskeistä pohtia myös käytettävissä olevia resursseja – niistä kriittisin on aika. Millaisella aikataululla ERP-prosessi voidaan toteuttaa, ja kuinka aikataulussa pysyminen taataan?

Yksilöllinen aikataulu määritellään yhdessä

Prosessin suunnittelussa rajaaminen järjestelmätoimittajan kanssa on ensisijaisen tärkeää. Millaisia asioita projektiin kuuluu, ja mitä ei? Kun näistä on keskusteltu yhdessä, on prosessiin hyvä lähteä yhteisellä käsityksellä toteutettavasta järjestelmästä ja sen laajuudesta.

ERP-prosessin kesto ja kustannukset riippuvat täysin sen laaja-alaisuudesta, eli asetetuista tavoitteista. Mitä laajemmat toiminnallisuudet, sitä pidempi prosessi. Perustoteutuksella voidaan kuitenkin kattaa tyypillisimmät urakointiyrityksen tarpeet. Tarjouspyyntövaiheessa kannattaa tiedustella, miten järjestelmätoimittajan tarjoamat perustoteutukset kohtaavat yrityksen omat tarpeet.

Yhden kokonaisuuden kattaessa kaiken mitä urakointiyritys tarvitsee, voi kompakti perustoteutus olla valmis jopa muutamassa viikossa. Perustoteutuksella tuotettavan prosessin aikataulu on puolestaan etukäteen helpommin arvioitavissa, kun kaikki tavoitteet ja tarpeet on etukäteen määriteltynä. Mitä enemmän yritys työstää materiaalia ja tavoitteitaan, sitä helpompaa on saattaa prosessi käyntiin.

Ikävät yllätykset ennaltaehkäistään kokemuksen kautta

Tyypillisesti aikatauluylitykset tyypillisesti johtuvat siitä, ettei projektin alkuvaiheessa ole osattu määrittää yrityksen toiminnan olennaisimpia kipupisteitä, joka johtaa toteutusvaiheessa aikaa vieville sivuraiteille.

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tapahtuu parhaimmillaan yksi tai muutama osa-alue kerrallaan. Näin varmistetaan, että kaikki järjestelmää käyttävät tahot sopeutuvat uuteen toimintamalliin, eikä viivästyksiä tule myöhemminkään liian nopean tai hätiköidyn käyttöönoton johdosta. Usein ERP-prosessin muutosjohtajana ja myös ohjausryhmässä toimii yrityksen toimitusjohtaja. Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti päättämään prosessin etenemisestä, jotta prosessi pysyy oikealla tiellä. Korjausliikkeitä oikealle reitille pääsemiseksi tarvitaan huomattavasti vähemmän, kun asiantunteva kumppani auttaa aikataulun määrittelyssä.

Toisinaan prosessin edetessä eteen tulee myös yllätyksiä, joihin varautuminen on luonnollisesti hankalampaa. Kun järjestelmätoimittajalla on kokemusta vastaavanlaisista projekteista samalta toimialalta, on heillä yleensä tietoa myös yleisimmistä ongelmatilanteista sekä tyypillisimmistä haasteista. Aikataulut pitävät paikkansa todennäköisemmin, mikäli haasteet ovat yhteisessä tiedossa. Eri järjestelmätoimittajilta voi hyvin jo järjestelmän hankintavaiheessa tiedustella sitä, miten pitäviä alustavat aikataulut ovat olleet heidän aiemmissa projekteissaan.

Haluatko lisätietoja?

Urakointiyrityksen ERP-hanke herättää usein monia kysymyksiä, joista aikataulutus on vain yksi. Tiivistimme useimmin kysytyt kysymykset vastauksineen uuteen maksuttomaan oppaaseemme, joka on suunnattu etenkin ERP-järjestelmän hankintaa harkitseville urakointiyrityksille. Lataa maksuton Urakointiyrityksen kootut kysymykset toiminnanohjausjärjestelmästä -opas täältä!

Ville Feirikki osaa ja haluaa auttaa sinua toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa.