Lisätöiden laskutus

Jäävätkö lisätyöt laskuttamatta, vaikka kustannukset toteutuvat?

Työmaaolosuhteissa tehtävästä lisälaskutettavasta työstä hyötyvät sekä urakoitsija että tilaaja. Urakointiyritykselle projektiin kuulumaton lisätyö on mahdollisuus palvella tilaajaa mahdollisimman hyvin, kun osaaminen ja henkilöresurssit jo löytyvät. Tilaajalle puolestaan on kätevää, kun esimerkiksi projektiin valmistavaan työhön ei tarvitse erikseen ostaa tekijöitä.

Kääntöpuolena lisälaskutettavassa työssä on, että projektin ulkopuoliset työt jäävät helposti laskuttamatta, vaikka työ olisi jo tehty ja kulut siten juosseet. Usein tämä johtuu puutteellisesta kirjaamisesta työmaalla tai tiedon hajautumisesta moneen eri kansioon. Jos tiedonkulku on paperin tai puheen varassa, kuinka sen siirtyminen laskutukseen edes voitaisiin taata?

Tähän ja moneen muuhun tiedonhallintaan liittyvään kehityskohtaan haettiin ratkaisua Oma yhtiöt Oy:n tytäryhtiö Oma Rakennus Oy:ssa (aikaisemmin Robert Rakennus Oy).

Tieto kulkee eteenpäin heti, kun jotain tapahtuu

Tyypillisesti urakointiyrityksillä on samankaltaisia toiminnan tehostamisen paikkoja – etenkin kasvuvaiheessa olevalla yrityksellä tiedot kulkevat taloushallintoa lukuun ottamatta hajanaisesti Excel-tiedostosta toiseen. Vaikka papereiden pyörittely ei muuten tuntuisi haittaavan, on työn ajantasainen ja toteutunut laskutus aina yritykselle liiketoiminnallisesti kriittistä. 

  •  Nimenomaan urakointialan tarpeisiin suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä on meillä helpottanut urakkakohtaisen tiedon organisointia ja toteuman seurantaa, kertoo Oma Rakennus Oy:n toimitusjohtaja Matti Kuokkanen.

Tiedonhallinnan tehostuessa myös laskutukseen vaadittavat tiedot kulkeutuvat työmaalta varmemmin eteenpäin. Lisätyönä tehdyt tunnit ja muut työmaan tapahtumat kirjautuvat ylös tehokkaasti ja helposti – heti kun jotain tapahtuu. Mikään tapahtuma ei pääse hukkumaan, kun tiedot kulkeutuvat kertasyöttämisellä eteenpäin kaikkien niitä tarvitsevien käytettäväksi.

— Myös esimerkiksi verottajalle ilmoitettavat tiedot hoituvat järjestelmän kautta helposti, Kuokkanen huomauttaa.

Laskutus rullaa nappia painamalla

Laskutuksen automatisoinnilla on saatu muitakin selkeitä hyötyjä. Urakoiden etukäteen sovittavat maksuerät lähtevät laskutukseen vain nappia painamalla. Lasku päivittyy automaattisesti projektin tietojen muuttuessa, joten laskua ei tarvitse enää käydä läpi.

  • — Myös työntekijät ovat kehuneet suoraan kentältä tapahtuvaa tunti- ja materiaalikirjausta. Paperin käyttö on vähentynyt, vaikka prosessi on periaatteessa sama, kertoo Kuokkanen.

Järjestelmään syötetään siis työmaakohtaiset kustannukset, kuten palkka-, materiaali-, ja laitekustannukset, vain kerran. Automatisoitu järjestelmä pitää huolen laskutuksen toteutumisesta ja hälyttää, mikäli järjestelmään on kirjattu kustannuksia, muttei saatavaa tuloa. Tämä kaikki säästää työaikaa ja poistaa turhauttavia manuaalisen työn vaiheita.

Miksi automatisoida laskutus?

  1. Tapahtumat on helppo kirjata suoraan työmaalta

  2. Tiedot syötetään järjestelmään vain kerran

  3. Lisätöiden laskutuksen varmistaminen ei ole enää huolenaiheesi

  4. Maksuerät toteutuvat ilman erillistä tarkastusta

  5. Säästät aikaa ja rahaa

Haluatko lisätietoja?

Lue menestystarinasta lisää siitä, miten toiminnanohjauksen käyttöönotto toteutettiin Oma Rakennus Oy:ssa.

Seuraa tiedotustamme liittymällä tilaamalla blogiartikkelimme sähköpostiisi, ja kuulet ensimmäisten joukossa, mitä olemme kehittäneet juuri urakointiyrityksen toiminnan tehostamiseksi!

Ville Feirikki osaa ja haluaa auttaa sinua toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa.