Urakointijärjestelmä

Hyvistä käytännöistä toimivia prosesseja osa 2: Manuaalitöiden vähentäminen säästää aikaa ja minimoi virheet

Teknologian tarjoamat tehostusmahdollisuudet kannattaa hyödyntää etenkin, kun suurin osa urakointiyrityksen työstä on niin sanottua liikkuvaa työtä ja tapahtuu suoraan työmaalla. Kun työntekijät voivat kirjata tehdyn työn, tunnit sekä käytetyt materiaalit suoraan työn tekemisen paikalta, säästetään monia manuaalisia työvaiheita ja minimoidaan virheet. Ja kuinka paljon enemmän työmaallakin saadaan aikaan, kun kirjauksiin ei kulu enää kohtuuttomasti työaikaa?

Tee työpäivästä tehokas minimoimalla paperidokumenttien määrä

Paperiset dokumentit ovat resursseja kuluttavia ja aiheuttavat lisäkustannuksia. On oikeastaan järjetöntä pallotella samaa tietoa manuaalisesti monen järjestelmän kautta – se on tehotonta, ja inhimillisiltä virheiltä on suorastaan mahdoton välttyä. Urakointijärjestelmään kerran syötetty tieto on käytettävissä jokaisessa vaiheessa, kun sitä tarvitaan. Työajan vähentäminen mahdollistaa keskittymisen oleelliseen. 

Täysin samat tuntikirjauslaput, lisätyöpaperit, ostolaskut, tilaukset ja tarjoukset on mahdollista siirtää sähköiseen järjestelmään, jolloin niiden täyttämisestä tulee yhtenäinen käytäntö. Yritykselle on myös iso etu siitä, että tuntikirjaukset saadaan siirtymään suoraan palkanlaskennan tietoihin ja laskutukseen.

Esimerkiksi paperisten palkkalaskelmien tulostaminen sekä erillinen postittaminen on resursseja kuluttavaa ja siitä aiheutuu kustannuksia. Kun työntekijät saavat palkkakuittinsa paperisen sijasta sähköisessä muodossa, tehokkuus on huipussaan. Myös työntekijät ovat yleensä tyytyväisiä, kun myös vanhojen palkkalaskelmien tarkastelu tulee helpommaksi.

Mikään tieto ei pääse hukkumaan matkan varrelle, ja mikä parasta, tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei enää kulu yhtään arvokasta minuuttia jonka voisi käyttää esimerkiksi toiminnan muuhun kehittämiseen. Kaikki hajallaan oleva tieto projektin vaiheistuksista, resursseista ja vaikka myös dokumentit työmaapöytäkirjoista löytyvät yhden klikkauksen päästä.

Puolita tilitoimistolaskutuksesta aiheutuvat kulut

Urakointiyrityksen laskutuksen tulisi olla virheetöntä ja nopeaa, jotta muutoksista aiheutuneet lisäkustannukset saadaan varmasti tilaajan maksettaviksi. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa esimerkiksi ostolaskujen sähköisen kierrättämisen ja hyväksynnän, mikä tekee prosessista hyvin kustannustehokkaan verrattuna manuaaliseen käsittelyyn.

Helppokäyttöisen järjestelmän ansiosta urakointiyrityksen asiakaspalvelu paranee ja laskutuksesta tulee virheetöntä sekä nopeaa. Myös muutoksista aiheutuneet lisäkulut saadaan varmemmin tilaajan maksettavaksi.

Varmista lisätöiden helppo laskutus

Urakoihin liittyvät muutokset ja lisätyöt aiheuttavat yleensä urakointiyrityksille sellaisia lisäkuluja, joita ei välttämättä saadakaan laskutettua tilaajalta. Manuaalisilla menetelmillä lisätyö jää valitettavan usein merkitsemättä, ja yksittäiset paperilaput pääsevät hukkumaan. Tällöin työn kate luonnollisesti pienenee. Urakointijärjestelmä vapauttaa sinut lisätyön laskutuksen toteutumiseen liittyvistä huolista, etkä tingi asiakkaan palvelemisesta.

Haluatko tietää lisää?

Parhaista käytännöistä tulee sujuvia prosesseja, ja prosessimaiset toimintatavat puolestaan mahdollistavat sen, että käytössä olevilla resursseilla saadaan aikaan enemmän. Tämä on ensisijaista, kun tavoitellaan kasvua. Käy lukemassa blogisarjan ensimmäinen osa, jos haluat tietää miten toimivat prosessit helpottavat myyntiä. 

Jos taas haluat lukea muut keinot kannattavaan kasvuun, käy lataamassa pikaoppaamme Kohti urakointiyrityksen kannattavaa kasvua! Maksuton pikaopas on tiivis tietopaketti, kun tavoittelet helpompaa arkea ja tehokkaampaa resurssien hallintaa.

Ville Feirikki osaa ja haluaa auttaa sinua tehostamaan toimintaasi. Kysy lisää urakointijärjestelmän valinnasta ja käyttöönotosta!