Urakointijärjestelmä

Hyvistä käytännöistä toimivia prosesseja osa 1: Yhtenäinen järjestelmä lisää projektien hallittavuutta ja helpottaa myyntiä

Tyypillisesti urakointi- ja rakennusalan yrityksen toiminta on hajautunut siten, että työtä tehdään samanaikaisesti eri paikoissa. Tällöin toimintatavat voivat vaihdella projekteittain tai jopa yksittäisten projektien sisällä paljonkin. Ilman yhtenäisiä prosesseja toiminnasta puuttuu ennustettavuus ja reaaliaikaiseen tietoon perustuva ohjaus.

Hajallaan olevien projektien toimivien käytäntöjen vieminen yhtenäisiksi toimintatavoiksi voi olla haastavaa. Kuitenkin prosessimaiset toimintatavat mahdollistavat sen, että käytössä olevilla resursseilla saadaan aikaan enemmän. Miten hyvistä käytännöistä saataisiin tehtyä tiivis osa arkista toimintaa?

Reaaliaikainen näkymä kaikkiin projekteihin

Ratkaisuna hajautettujen projektien käytäntöjen yhtenäistämiseen on reaaliaikainen seuranta.  Kuvittele tilanne, jossa työntekijöiden on mahdollista tehdä sähköisesti kännykällä kaikki kirjaukset suoraan työmaalta tai keikkapaikalta käsin.

Tällöin järjestelmään kerääntyy töiden, tuntien, materiaalien ja ostojen tietoja sitä mukaan, kun niitä kirjataan. Projektin johto pystyy näin jatkuvasti tekemään ennusteita siitä, mihin suuntaan resursointi on menossa. Jos yhdessä paikassa on raskas työkuorma ja toisessa taas väljempää, on resurssien suuntaaminen oikein helppoa.

Kun kaikki työntekijät tekevät kirjaukset samalla tavalla yhteen sähköiseen järjestelmään, tulee myös työnteosta ennen pitkää yhtenäisempää. Ja mikä parasta - kun tiedot tallennetaan aina samaan järjestelmään, saadaan projektista kattava ja jatkuvasti töiden edetessä päivittyvä kuva. Jos projektien etenemisen seuranta on heikolla tasolla, on myös kustannusten hallinta haastavaa.

Yhtenäinen järjestelmä helpottaa myyntiä

Yhtenäinen järjestelmä paitsi tehostaa ja yhtenäistää tiedonkulkua kentällä ja työntekijöiden kesken, myös tukee myynnin toimintaa. Myynnin sujuvuus onkin yksi kannattavan kasvun kriteereistä.

Kun materiaalien hinnastot ja saatavuustiedot on mahdollista saada suoraan yrityksen omaan urakointijärjestelmään, tulee tarjouslaskennasta nopeaa. Urakointijärjestelmä mahdollistaa tarjouslaskelmassa olevien rivien siirtämisen suoraan työn budjetiksi, josta sama tieto purkautuu sekä projektinhallintaan että ostotilauksille.

Yhtenäiseen sähköiseen järjestelmään kaikki tieto kirjataan vain kerran ja tärkeät tiedot liukuvat suoraan myynnistä projekteihin ja laskutukseen. Yksittäisistä kirjauksista tulee osa sujuvasti toimivaa prosessia.

Asiakkaan historiatietojen saatavuus helpottaa myynnin arkea ja tiedonkulun parantumisen vuoksi työnjohdossa tiedetään aina myynnin ja asiakkaan sopimukset.  Näin työntekijänkin on mahdollista toteuttaa työ sovitusti. Samalla, kun yrityksesi rahavirtojen kiertonopeus kiihtyy, tulee toiminnasta hallittavampaa ja selkeämpää.

Haluatko tietää lisää?

Seuraa blogiamme, jos haluat kuulla lisää urakointi- ja rakennusalan parhaiden prosessien rakentumisesta. 

Jos taas haluat lukea muut keinot kannattavaan kasvuun jo nyt, käy lataamassa pikaoppaamme Kohti urakointiyrityksen kannattavaa kasvua! Maksuton pikaopas on tiivis tietopaketti, kun tavoittelet helpompaa arkea ja tehokkaampaa resurssien hallintaa.

Ville Feirikki osaa ja haluaa auttaa sinua tehostamaan toimintaasi. Kysy lisää urakointijärjestelmän valinnasta ja käyttöönotosta!