roi

Huolellinen suunnittelu vaikuttaa ERP-hankkeen takaisinmaksuaikaan

Kun ERP-projektia käynnistellään, on monella ensimmäisenä huolenaiheena kustannukset. Kuukausihinnan laskutus sekä käyttöönottohinta ovat osa projektin kiinteitä kuluja, joita voidaan tuotteistetussa toiminnanohjausjärjestelmässä säädellä hyvinkin yrityskohtaisesti. Hankkeelle varattava käyttöönottokustannus ja kuukausibudjetti onkin hyvä määritellä, mutta vielä tärkeämpää on järkevän investoinnin takaisinmaksulaskelman laatiminen. Miten nopeasti koko yrityksen kattava investointi maksaa itsensä takaisin? Monien yritysten kohdalla niin sanotusta ”rahavuodosta” aletaan keskustella vasta, kun toiminnanohjausprojektin takaisinmaksuaika nousee keskiöön. Takaisinmaksuaikaan vaikuttaakin oleellisesti se, kuinka paljon yritys vuotaa rahaa kuukausittain niin sanotusti kankkulan kaivoon, kun aikaa kuluu manuaaliseen paperin pyörittelyyn.

Yhdessä laskettu on hyvin laskettu

Arviointi takaisinmaksuajan laskemiseksi tulee tehdä yrityslähtöisesti, ei koskaan pelkästään järjestelmätoimittajan toimesta tai näkökulmasta. Yrityksen tulee itse määritellä toimintansa kipupisteiden kautta toiminnanohjausjärjestelmällä tavoitellut hyödyt. Projekti ja sen resursointi vaativat tavoitteellisuutta onnistuakseen. Jotta ROI olisi paikkansapitävä ja molempia osapuolia sitova, on tärkeää, että laskelma tehdään yhdessä.

Yhtenä esimerkkinä etukäteen tehtävistä laskelmista voi toimia vaikkapa ostolaskujen määrä. Jos yritys ei kykene arvioimaan kuukausittain tulevien ostolaskujen määrää tai niihin käytettyä minuuttimäärää, ei järjestelmätoimittaja voi tässä auttaa.  Toinen hyvä esimerkki suunnitteluvaiheessa tehtävästä työstä on erilaisten rekisterien määrittely.

Onkin yrityksen tehtävä peilata uutta järjestelmää vanhaan ja todeta, millaiset toiminnot vievät yritystä haluttuun suuntaan. Mitä huolellisemmin perusta ERP-hankkeelle on tehty, sitä sujuvammin ja riskittömämmin myös käyttöönotto saadaan toteutettua.

Pääsääntöisesti takaisinmaksuaika vaihtelee 6-12 kk välillä, mutta käytännössä takaisinmaksuaikaa on vaikea yleistää – se riippuu yrityksen koosta ja nykytilanteesta.

Nykytilanne vaikuttaa suoraan takaisinmaksuaikaan

ERP-projektin läpivienti vie järjestelmän laajuudesta ja vaativuudesta riippuen aikaa tyypillisesti muutamasta viikosta (suppea perustoteutus pienehkölle yritykselle) puoleen vuoteen (räätälöity järjestelmä suuremmalle yritykselle). Nopean läpiviennin edellytys on, että yritys työstää materiaalia jo ennen projektin käynnistämistä ja varaa projektiin riittävät resurssit.

On kriittistä, kuinka syvällisesti toiminnanohjausjärjestelmään paneudutaan jo ennen käyttöönottoa. Resursointi tulee suunnitella koko projektin ajalle. Vaikka muutos ei tapahdu ilman yrityksen panosta, saa kaikkeen suunnittelutyöhön, ja koko käyttöönottoon ylipäätään tukea järjestelmätoimittajalta.

Paperityön rinnalla digitalisoitu toimintamalli tuo valtavasti säästöjä ja tehostaa toimintaa. Vaikka ROI-laskelmassa arvioidaan saatavaa säästöä, tulee huomioida kyseessä olevan toiminnallinen kulu. Mitä huonompi nykytilanne on, sitä nopeammin kustannukset tulevat takaisin. Jos manuaalista työtä on paljon ja päivät kuluvat paperia pyöritellessä, on takaisinmaksuaika hyvinkin lyhyt.

Mitä ROI-laskelma ei kerro?

Laskennallisesti tulee miettiä myös, millaisia kustannuksia takaisinmaksulaskelma ei huomioi. Projektin suunnittelu ja henkilöresurssit ovat myös kustannuksia, jotka eivät näy järjestelmätoimittajilta tulevissa tarjouksissa. Aika on kustannuserä, joka on poissa tuottavasta työstä. Pätevä järjestelmätoimittaja osaa auttaa myös näiden kustannuksien arvioinnissa.

On luonnollista, että uudistuksen edetessä jossain kohtaa projekti alkaa tuntua uuvuttavalta. Tällöin on hyvä muistaa, että ROI-laskelman kanssa rinnakkain kulkee työn mielekkyys, jolle on vaikea määritellä eurohintaa. Manuaalisesti paperilla pyöriteltävien ostolaskujen sähköistäminen lisää paitsi työn mielekkyyttä, myös sen tehokkuutta. Ensimmäinen on etu rekrytoinnissa, jälkimmäinen puolestaan lisää työn päivittäistä tuottavuutta.

Haluatko lisätietoja?

ROI-laskelman tekemiseen saat tukea pätevältä järjestelmätoimittajalta. Ota yhteyttä, niin katsotaan miten kokemuksemme olisi avuksi yrityksesi ERP-hankkeen suunnittelussa!

Käy tutustumassa myös menestystarinoihimme, ja lue, millaisia tuloksia toiminnanohjausjärjestelmämme on tuonut muille.

Ville Feirikki osaa ja haluaa auttaa sinua toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa.