ERPin hankintavinkit urakoitsijoille

7 vinkkiä urakoitsijalle ERP:n hankintaan

Reilun vuoden aikana YAP Solutions Oy:n myyntipäällikkönä olen saanut käydä noin sadan urakointialan yrityksen kanssa keskusteluja toiminnanohjauksen kehittämisestä. Osan kanssa keskustelut ovat edenneet sopimukseen asti, osan kanssa keskustelut päättyivät nopeasti. Jatkuakseen ehkä myöhemmin.

Me YAP:lla olemme erikoistuneet juuri urakointialan yritysten toiminnanohjaukseen viimeisen 5 vuoden ajan ja olemme kehittäneet urakointiin oman toimialakohtaisen järjestelmän, Visman järjestelmien päälle.

Kaikkien tapaamieni yrityspäättäjien mielestä toiminnanohjausta tulee tietenkin kehittää ja nykyisissä ratkaisuissa on aina puutteita ja ongelmia.

Olen listannut 7 asiaa, jotka yrityksen päättäjän kannattaa huomioida, kun hän lähtee toden teolla pohtimaan toiminnanohjauksen kehittämistä ja laajaa järjestelmähanketta. 

1. Tarve ja halu

Tarve kehitystyölle on voinut syntyä liiketoiminnan kasvun myötä. Kasvavan yrityksen kohdalla sanonta ”homma ei ole ihan hanskassa” on hyvin yleinen kun keskustelen toimitusjohtajien kanssa yrityksen toiminnanohjauksesta. Toisaalta, monet päättäjät katsovat pitemmälle tulevaisuuteen. Jos halutaan kasvaa, tulee toiminnanohjauksen olla kunnossa. Rakennetaan siis perustaa kuntoon. Yhteinen nimittäjä kehittyville organisaatiolle on jatkuva halu ja palo tarkastella avoimin mielin mahdollisuuksia kehittää toimintaa.

2. Tarpeiden määrittely

Tarvemäärittelyä olisi hyvä tehdä kotitehtävinä yrityksen sisällä. Mikä nykyisessä ratkaisussa mättää? Mitä uudelta ratkaisulta halutaan? Missä toiminnan pullonkaulat ovat ja miksi? Millainen olisi ihanneratkaisu yrityksen toiminnanohjaukseen?

3. ROI ja budjetti

Hankkeelle varattava budjetti on hyvä määritellä alkuvaiheessa. Mitä käyttöönottoprojekti saa kustantaa ja millainen kuukausikustannus järjestelmän käytöstä syntyy? Näitä asioita tärkeämpää on kuitenkin järkevän investoinnin takaisinmaksulaskelman (ROI) tekeminen. Siis laskelma, joka kertoo, kuinka nopeasti investointi maksaa itsensä takaisin. Laskelma tulee tehdä yhdessä asiakkaan ja toimittajan kanssa, tietenkin. Tavoitteenahan on, että toiminta kehittyy ja tehostuu. Meidän YAP-ROI –laskelma osoittaa lähes aina, että asiakas menettää joka kuukausi vähintään 3 000€ huonon toiminnanohjausratkaisun takia.

4. Ydinhenkilöiden sitouttaminen

ERP-hanke on aina muutoshanke ja se kohtaa muutosvastarintaa yrityksen sisällä. ERP-hanke ei ole järjestelmähanke vaan muutoshanke. Jotta muutosvastarinta olisi organisaatiossa mahdollisimman pientä, olisi hyvä ottaa keskusteluihin mukaan organisaation ydinhenkilöt jo heti alkuvaiheessa. Demoissa, keskusteluissa ja esimäärittelyissä ydinhenkilöiden on mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen ja tällöin sitoutuminen on parempaa. Valittujen henkilöiden olisi myös hyvä olla avarakatseisia.

5. Resurssit

ERP-hankkeiden iso haaste on aikatauluissa pysyminen. Järjestelmätoimittajilla on varmasti peiliin katsomisen paikka tässä asiassa. Mutta kovin yleinen haaste hankkeissa on myös asiakkaan resurssit. Tämän tyyppiset hankkeet toteutetaan asiakkaalla lähes aina OTO-periaatteella, joka johtaa usein liian pieneen ajankäyttöön projektin hyväksi. Resurssit tulee miettiä tarkkaan ennen liikkeelle lähtöä. Ja me YAP:lla suosittelemme ulkopuolisen projektipäällikön tai ns. mentorin hyödyntämistä näissä hankkeissa. Kyseessä on neutraali taho, joka on toteuttanut useita järjestelmähankkeita ja on juuri asiakkaan tukena ja apuna. Me YAP:ssa olemme kuitenkin panostamassa voimakkaasti yhä kevyempiin ja huolettomampiin käyttöönottoihin, jolloin tämä huoli hälvenee meidän ratkaisujemme osalta.

6. Riskejä ei kannata vähätellä

ERP-hankkeet sisältävät aina riskejä ja toimittajan kanssa on syytä käydä riskien hallintaa läpi. Ei hankkeet aina ruusuilla tanssimista ole, mutta hyvällä riskien hallinnalla varmistetaan positiivinen lopputulos.  

7. Tutki tarjontaa

Urakointialalle suunnattuja ERP-ratkaisuja löytyy useita. Jokaisessa hyvät ja huonot puolensa. Eroavaisuudet löytyvät melko nopeasti, kun toimittajien ratkaisuja kahlaa läpi (esim. järjestelmän laajuus, automaatioaste, palvelut järjestelmän ympärillä, yhteistyön kehittäminen, käyttöönoton helppous).

Järjestelmäominaisuuksien lisäksi on hyvä tutustua toimittajan organisaatioon laajasti. Myyntipäällikkö tai avainasiakaspäällikkö on harvoin vastuussa käyttöönottoprojektista. On siis tärkeää, että asiakkaan ja toimittajan vastuuhenkilöstön (projektipäällikkö, konsultit) kemiat toimivat. Tämä ei ainakaan heikennä mahdollisuuksia onnistuneeseen ERP-hankkeeseen ja toiminnan kehittymiseen.

Ville Feirikki on kovan luokan myyntitykki, joka arvostaa työssään asiakas- ja tuoteymmärrystä.