Tapoja on monia – hoitaa asiakkuutta ja IT-projektia. Hallitulla ja suunnitelmallisella tiimityöskentelyllä, jossa on tilaa niin luovalle kehitykselle kuin asiakkaan tulipalotarpeille, on upeat mahdollisuudet tarjota hyvä asiakaskokemus. Tähän tulokseen me Futuniossa olemme tulleet. Ja ennen kaikkea myös asiakkaamme ovat peukuttaneet toimintamallimme! Omaa tiimityöprosessiamme on kehitetty entisestään ja se saadaan näkyviin asiakkaille ensisijaisesti ennustettavuutena, luotettavina aikatauluina ja laadukkaana tekemisenä. Eivät jää kiireelliset pyynnöt pölyyntymään sähköposteihin tai isoon ääneen esitetyt tarpeet kiilaa suotta jonon ohi.
Scrum-prosessi aSuiten kehitystyön varmistajana
Scrum-prosessi kehitettiin IT-alalle jo yli parikymmentä vuotta sitten. Nykyään sitä käytetään vähän alkuperäistä vapaampana toimintamallina. Futunion ammattiliittopuolen palvelussa aSuite-jäsenrekisterijärjestelmän kehittämisessä ja ylläpidossa aikatauluttajana toimii Scrum Master. Hän ottaa vastaan yhdessä muun tuotehallintaporukan kanssa niin asiakkaiden puolelta tulevat kehitys- ja korjauspyynnöt kuin meidän oman tiimimme kehitysideat. Scrum Master on ikään kuin portinvartijana kaikelle sille, mitä aSuiten ympärillä tapahtuu.
Scrum-prosessin mukaisesti aSuiten kehitystyöt etenevät meilläkin pariviikkoisissa sykleissä eli sprinteissä. Devaajat arvioivat työaikansa ja työtehtävänsä kahdeksi viikoksi kerrallaan ja nämä käydään yhdessä tiimin kanssa läpi päivittäin pidettävissä vartin daily-tapaamisissa. Isommille kehitystöille aikataulutetaan useampi sprintti, pienemmät muutokset mahtuvat yhteen sprinttiin. Dailyissä varmistetaan nimenomaan se, että päivittäiset työtehtävät ovat prosessissa sovitun mukaisia eivätkä mitään pöydän alta vedettyjä, jonkun yksittäisiä omia toiveita. Siis selkeää ja avointa toimintaa.
aSuiten tuotehallinnassa on omistajia, jotka osaavat priorisoida vastuulleen kuuluvien kokonaisuuksien eri tehtävät. Tämä mahdollistaa juuri sen, että tulipalotehtävät tunnistetaan ja ne voidaan ottaa tarvittaessa työlistan kärkeen. Näin pystytään pelaamaan sillä, että jokainen asiakas saa tärkeimpiä asioitaan eteenpäin oikeassa järjestyksessä, oikea-aikaisesti. Tiivis päiväseuranta auttaa koko tiimiä pysymään aikatauluissa ja asiakkaalle on helppo raportoida töiden etenemisestä ja sen eri vaiheista. Pallo pysyy hallussa, eikä se, joka huutaa koviten, vie kaikkea huomiota. Tämän kaiken avoin kommunikointi puolestaan luo asiakkaalle selkeän ja turvallisen olon projektin etenemisestä.
Devaajatiimit jatkuvuuden varmistajana
Tärkeintä Scrum-toimintamallin käytössä on tekemisen ennustettavuus ja tekemisen laatu. Scrumissa järjestelmän kehittäminen on nimenomaan pienen tiimin vastuulla eikä yhden hengen vastuualueita juuri ole. Tiimityöskentelyllä varmistetaan se, ettei työn tekeminen tai siihen tarvittava tietotaito jää vain yhden henkilön varaan. Työn jatkuvuudesta huolehdimme tiimityöskentelyllä ja sijaistamiskäytänteillä. Tämä vahvistaa myös asiakkaan luottamusta projektin etenemisestä ja aikataulussa pysymisestä.
Kun tiedämme koko tiimissä, mitä kaikkea eri sprintteihin on sovittu, tiedämme aikataulun pitkälle eteenpäin, ja ehdimme myös testata tuotettamme hyvin. Jos devaaja devaisi viimeiseen sekuntiin asti, niin silloinhan muutostyö julkaistaisiin lähes testaamattomana. Kun kehitystyö jäädytetään pari–kolme viikkoa aikaisemmin, ehditään testatakin kaikki ne asiat, mitä on kehitetty. Tämä takaa tuotteemme ja työmme laadukkuuden.
Yhteiskunnallisia muutoksia tehdään Futuniossa devaajan pöydällä
aSuiten tuoteomistajan vastuulla on valmistella se, millaisia muutoksia järjestelmän seuraaviin versioihin otetaan kehitettäväksi. Välillä mukana on yhteiskunnallisia muutostekijöitä, jotka vaikuttavat myös aSuiten kehitystöiden priorisointiin. Yksi tällainen on esimerkiksi uudet hyvinvointialueet. Niihin liittyvät muutokset on vain ihan pakko saada toteutettua. Tällöin ne menevät väkisinkin aSuiten kehityksessä prioriteettien kärkeen. Liittojen on ehkä pakko itse karsia muista toiveistaan, että me saamme nämä vaaditut asiat heille maaliin. Ei siinä silloin hirveästi jää vaihtoehtoja kummallekaan osapuolelle.
Myös Finanssivalvonnan sääntömuutokset vaikuttavat välillä aSuiten kehittämiseen. Se valvoo ja ohjaa työttömyyskassojen toimintaa, mutta kassat ovat niin läheisessä yhteistyössä ammattiliittojen kanssa, että niille suunnatut sääntömuutokset näkyvät välillä myös liittojen toiminnassa ja siten tarpeissa tehdä muutoksia aSuiteen.
Vaikka aSuiten muutostyön tarve olisikin lähtöisin yhteiskuntaa säätelevältä taholta, kulkee sekin Futunion kehitystiimille hallitusti Scrum-prosessin mukaisesti. Ammattiliittojen tyytyväisyyttä halutaan entisestään lisätä palvelulla, missä Futunio palveluntuottajana on proaktiivisesti valmiina ja kyvykäs muokkaamaan jäsenrekisterijärjestelmää liittoja ohjaavien tahojen määräysten mukaisesti.
Hyvällä asiakaskokemuksella hyvää jäsenkokemusta
Asiakkaillemme, eli aSuite-jäsenrekisterijärjestelmää käyttäville ammattiliitoille, käytössämme oleva tuotekehityksen toimintamalli, Scrum, auttaa hyvän asiakaskokemuksen luomisessa. Malli tuo ennakoitavuutta aikataulutukseen ja mahdollistaa aikataulussa pysymisen, mikä puolestaan lisää luotettavuuttamme palveluntarjoajana.
Yhden luukun periaate luo myös selkeyttä ja nopeutta kanssakäymiseen. Koska Scrum Master on tietoinen kaikkien asiakkuuksien muutostöiden vaiheista, hän pystyy helposti kertomaan, missä vaiheessa kysytty tehtävä otetaan työn alle eikä epäselvyyttä työjärjestyksestä synny.
Järjestelmämuutosten ennakoitavuus ja aikataulujen luotettavuus auttaa myös ammattiliittoja viestinnässään jäsenistölleen. Se puolestaan vahvistaa ammattiliittojen hyvää jäsenkokemusta. Yhteiskunnallisessa roolissamme tällä on iso merkitys meille.
Scrum-toimintamalli tiimityöskentelyineen vapauttaa myös devaajille aikaa hallitsemattomasta tulipalosammuttelusta luovemmalle kehitystyölle. Tämä on varsin merkityksellistä, kun vaakakupissa on yhteiskuntaa palvelevat uudet ratkaisut, joista hyötyy jo sitten suurempi joukko väkeä, eli useiden ammattiliittojen koko jäsenistö.
